Bürokratie am Seil: Verträge und Risiken digital managen

Urbane Seilbahnen überfliegen oder streifen zahlreiche Grundstücke, beschäftigen eine nennenswerte Anzahl an Mitarbeitenden, werden von Herstellern sowie Dienstleistern betreut und mieten Gebäude, Infrastrukturen und Software.

Daraus resultiert eine Vielzahl an Verträgen und Vereinbarungen – mit Rechten, Pflichten und Zahlungen. Damit Betreiber hier nicht den Überblick verlieren, bietet das Schweizer Unternehmen REMEC ein digitales Vertragsmanagement an.

Das Modul ist in die Instandhaltungssoftware SAMBESI eingebettet. Diese umfasst eine Vielzahl an Tools rund um Wartung und Management von Seilbahnen und ist bei vielen Seilbahnen im Einsatz, darunter bei den urbanen Anlagen in Haifa, Luxemburg, Hongkong, Katoomba, Stoos und Braunwald.

Module von Sambesi

• Dashboard
• Instandhaltung
• Ereignisse
• Betriebsbuch
• Risikomanagement
  GIS
• Vertragsmanagement
  Kostenverwaltung
  Verwaltung
  Ersatzteile
  Dokumente
  Reports

Das System erinnert an Fristen, verlinkt auf die Originaldokumente und weist Verträge einzelnen Mandanten zu – etwa eine Seilbahnstütze einem bestimmten Grundeigentümer. Damit wird auch ein gewisses Gleichgewicht beim Wissensstand erzielt, das bei vielen Verträgen ansonsten zulasten der Seilbahn kippt.

Die technische Leitung, die kaufmännische Geschäftsführung oder das Aufsichtsorgan haben also stets einen Überblick über alle Betriebs-, Arbeits-, Miet-, Wartungs-, Überfahrtsoder gar Internetverträge. Damit lassen sich Vereinbarungen leichter bereinigen.

In diesem Zuge wird auch die interne und externe Kommunikation vereinfacht: Reports zu Verträgen können mit individuellem Branding einfach exportiert und an die Vertragspartner oder die Buchhaltung gesendet werden.

Risiken managen, Pläne abwägen

Die Software SAMBESI umfasst auch das Risikomanagement. Mit dem entsprechenden Modul können Seilbahnbetreiber bereits in der Planungsphase unter anderem finanzielle und technische Risiken beurteilen und Machbarkeiten abschätzen.

Auch Prüfungen zur Linienführung, etwa im Bezug auf Nähebaurechte, sind möglich. SAMBESI kann grundsätzlich alle erdenklichen Gegenmaßnahmen aller Organisationen bereits im Vorfeld erfassen. Anschließend lassen sich Wahrscheinlichkeiten und Konsequenzen beurteilen.

Auch in Betrieb und Instandhaltung ist das Risikomanagement ein wichtiges Tool. Das Identifizieren, Analysieren und Bewältigen von Problemen erfolgt hier klar strukturiert in eben jenem Dreischritt. Der Nicht-OK-Status von Wartungsschritten wird dabei automatisch von anderen Modulen in das Risikomanagement importiert.

Zudem sind die Risiken auf Wunsch ebenfalls mit anderen Modulen verknüpft, etwa mit der Instandhaltung oder dem Vertragsmanagement. So erhalten Mitarbeitende automatisch Aufgaben aus dem Risikomanagement heraus, der Einkäufer kennt den Ersatzteilbedarf oder der Aufsichtsrat kann sich über die Lage der Seilbahn informieren.