In der Bergbahn- und Tourismusbranche sind flexible Arbeitszeiten unverzichtbar – gleichzeitig gelten strenge gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung und Einhaltung von Ruhezeiten.

Besonders im jahreszeitlichen Betrieb mit vielen saisonalen Mitarbeitenden bringt das Arbeitszeitgesetz (AZG) hohe Anforderungen an Planung, Kontrolle und Transparenz mit sich.

Gemeinsam mit den Firmen ARCON und ABACUS hat die Andermatt-Sedrun Sport AG ein Pionierprojekt umgesetzt:

Ziel war es, die Einhaltung des AZG digital, effizient und revisionssicher abzubilden – und dabei die branchenspezifischen Besonderheiten wie Schichtbetrieb, kurzfristige Einsatzplanung und Saisonalität zu berücksichtigen.

Entstanden ist eine maßgeschneiderte Lösung auf der Basis der Abacus Business Software, welche nicht nur die gesetzlichen Vorgaben erfüllt, sondern gleichzeitig für mehr Übersicht, Effizienz und Rechtssicherheit im Personalmanagement sorgt.

Erfahren Sie im Interview mit Christoph Ulrich, Head of HR Europe & Australia bei Vail Resorts, welche nachhaltigen Vorteile die Andermatt-Sedrun Sport AG durch die Einführung der Abacus Business Software nun erreicht hat.

© Andermatt, Valentin Luthinger

SI Magazin: Was war der Auslöser dafür, dass Sie sich in Andermatt mit der digitalen Umsetzung des Arbeitszeitgesetzes (AZG) auseinandergesetzt haben?

Christoph Ulrich: Unsere Zeiterfassungsinfrastruktur war in die Jahre gekommen und musste erneuert werden. Im Zuge dessen haben wir verschiedene Systeme evaluiert. Erfreulicherweise hat ABACUS genau zu diesem Zeitpunkt eine neue AZG-Lösung pilotiert.

Nach einer sorgfältigen Evaluation haben wir uns für diese Lösung entschieden, unter anderem weil sie nahtlos integriert ist zu den HR-/Lohn-Applikationen auf ABACUS. Gleichzeitig haben wir mit ARCON einen neuen ABACUS-Vertriebspartner evaluiert, der uns im Projekt optimal begleiten kann.

Welche Anforderungen oder Besonderheiten gelten in einem saisonalen Betrieb wie dem Ihren in Bezug auf Arbeitszeit und Personalplanung?

Unsere Personaleinsatzplanung muss AZG-Einsatzplanungsregelungen für das Bergbahnpersonal, L-GAV Regelungen für das Gastronomiepersonal und Arbeitszeitregelungen gemäß Arbeitsgesetz und OR für alle übrigen Mitarbeitenden abbilden können.

Diese Anforderung konnte ABACUS mit der neuen Lösung abdecken. Des Weiteren muss die Dienstplanung verschiedene Schicht- und Pausenregelungen abbilden können. Und die Zeit-Stempelung für die Mitarbeitenden via „Stempeluhr“ (in dem Falle AbaClock und AbaUnit) oder Mobiltelefon muss einfach sein für die Anwendenden.

Wie sah der Prozess von der Idee bis zur konkreten Umsetzung des Projekts mit ABACUS und ARCON aus?

Nach der Evaluation haben wir eine Projektgruppe mit unseren beiden Partnern ABACUS und ARCON gebildet. Neben dem Aufbau der technischen Infrastruktur (Server, Erfassungsgeräte) und Parametrisierung des Systems, haben wir im Projekt alle Dienste – über 200 verschiedene – von den Fachbereichen überarbeiten lassen, um auf dem aktuellen Stand zu sein, bevor wir sie ins neue System einspeisten.

Zentral war für mich auch die frühe Einbindung der IT, für Systemumgebung und Zeiterfassungsgeräte, sowie der Finanzabteilung, für die Reporting-Anforderungen und Verbuchungen.

Welche Rolle spielte die Abacus Business Software bei der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben des Arbeitszeitschutzes gemäß AZG?

ABACUS hat bei der Entwicklung des neuen Produkts intensiv mit AZG-Spezialisten zusammengearbeitet. Somit durften wir davon ausgehen, dass eine Lösung auf den Markt kommt, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und uns für künftige Audits vom Bundesamt für Verkehr (BAV) eine sichere Grundlage bietet.

Da wir einer von fünf Pilot-Kunden für die ABACUS AZG-Lösung waren, hatten wir das Privileg, auch direkt mit den Produktverantwortlichen von ABACUS zusammenzuarbeiten und unsere eigenen betrieblichen Regelungen und Anforderungen der Planer einfließen zu lassen.

Gab es spezielle Herausforderungen im Projekt – beispielsweise in Bezug auf Technologie, Prozesse oder Organisation?

Viele Beteiligte, was viel Koordinationsaufwand bedeutete. An gewissen abgelegenen Orten mussten wir in die stabile Verbindung der Erfassungsgeräte investieren – und letztlich der Zeitdruck:

Wir hatten zeitlich infolge des Saisonstarts keine Flexibilität und mussten am 1. November live gehen können.

Vieles haben wir im Vorfeld getestet, doch wie es so ist in IT-Projekten, kam doch noch Unvorhergesehenes dazu, und man musste ad hoc agieren.

Was hat sich für Sie und Ihr Team seit der Einführung konkret verbessert?

Wir haben nun ein vollintegriertes HR-System – von der Dienstplanung, über die Zeiterfassung bis zum Lohn. Zudem sichert der mobile Zugang für die Mitarbeitenden zu Dienstplänen und Monatsblättern eine stabilere Zeiterfassungsinfrastruktur.

Heute dokumentieren unsere Mitarbeitenden ihre Zeiten an den verschiedenen Stempeluhren direkt mit ihrer Skiliftkarte (Skidata), davor hatten wir Fingerabdruckleser, die sehr wetter- und schmutzanfällig waren.

Wie haben Sie die Zusammenarbeit mit ARCON während des Projekts erlebt?

Wir haben nicht zuletzt wegen diesem Projekt unseren ABACUS Vertriebspartnervertrag zu ARCON gewechselt. Es war uns wichtig, einen starken Partner für so ein großes Projekt an der Seite zu haben und die Erwartungen wurden vollends erfüllt.

Die ganze technische Infrastruktur (Server, Versionsupgrade auf Version 2024 und nun dieses Jahr auf Version 2025) hat ARCON federführend aufgebaut, zusammen mit unserer IT. Zudem war ARCON zuständig für die ganze Konfiguration mit den übrigen Modulen von ABACUS (z.B. Lohn).

Beim Aufsetzen der Dienstplanung und Arbeitszeiterfassung hat ARCON sehr gut mit den AZG- und LGAV-Spezialisten von ABACUS koordiniert.

Würden Sie das Projekt als Pionierleistung bezeichnen – und wenn ja, warum?

In ein Pilotprojekt einzusteigen hat immer Chancen und Risiken, und dies haben wir intern auch so kommuniziert im Vorfeld.

Chancen, weil wir das Produkt aktiv mitgestalten konnten und ABACUS selbst am Tisch hatten. Risiken, weil ein neu entwickeltes Produkt Kinderkrankheiten hat.

Sowohl die Chancen als auch Risiken sind so eingetroffen – dennoch, die Chancen überwogen und ich würde es genauso wieder machen.

Pionierleistung insofern, weil wir eine von fünf Bergbahnen waren, die das Risiko „Pilotprojekt“ eingegangen sind und sich die Pipeline an weiteren Kunden und Interessenten ein Jahr später nun sehen lässt.

Auch das ist für uns erfreulich, denn je mehr Kunden auf die AZG-Lösung von ABACUS wechseln, desto mehr wird ABACUS in die stetige Produkteentwicklung investieren.